De reis die iedere medewerker in jouw organisatie maakt, van het moment dat ze beginnen tot aan het moment dat ze vertrekken kennen we inmiddels als de employee journey of als het gaat over ervaringen binnen die reis, de employee experience. In dit artikel gaan we het hebben over een vaak onderschat onderdeel: de offboarding. Als HR-professional of ondernemer weet je hoe belangrijk de kennis en kunde van jouw personeel is. Daar steek je tijd in om die te vinden en te houden, maar ze gaan uiteindelijk ook weg. Dat hoort erbij en is ook goed.
Een positieve offboarding leidt tot tevreden ex-medewerkers die hun goede ervaring delen met anderen, terwijl een negatieve ervaring vaak dubbel zoveel mensen bereikt. Overigens voor de marketeers die dit lezen, offboarding van klanten werkt in feite hetzelfde, dus HR en marketing, even bij elkaar op de koffie en ideeën uitwisselen.
Wat is offboarding?
Offboarding is het proces dat plaatsvindt wanneer een medewerker of klant jouw organisatie verlaat. Dit omvat alles van het verzamelen van de bedrijfseigendommen tot exit-interviews en kennisoverdracht. Een goed offboarding proces zorgt ervoor dat de overgang soepel verloopt voor zowel de vertrekkende medewerker als het achterblijvende team.
Waarom is offboarding belangrijk?
Een gestructureerde offboarding-strategie biedt tal van voordelen. Van kennisbehoud en kostenbesparingen tot verhoogde productiviteit en klanttevredenheid. Hieronder hebben we een aantal verschillende aspecten van een effectief offboarding proces uiteen gezet.
Medewerkertevredenheid en retentie
Een goed uitgevoerd offboarding proces kan leiden tot hogere medewerkertevredenheid en zelfs retentie. Bedrijven met gestructureerde offboarding-strategieën hebben een 20% hogere kans om voormalige medewerkers opnieuw aan te trekken, of iemand uit de sociale kring van deze ex-medewerkers.
Kostenbesparingen
Een goed georganiseerde offboarding kan significante kostenbesparingen opleveren. Bedrijven met effectieve offboarding processen rapporteren gemiddeld een besparing van 15% op rekruterings- en opleidingskosten.
Productiviteit en kennisbehoud
Bedrijven die investeren in een gestructureerd offboarding proces ervaren een hoger niveau van productiviteit en kennisbehoud. Dit leidt tot een 25% hogere productiviteit onder nieuwe medewerkers.
Gevolgen van goede offboarding
Dit waren een aantal voorbeelden waar offboarding uit bestaat en hoe je daar in de praktijk mee aan de slag kan. Maar een belangrijke vraag is natuurlijk, waarom moet je er mee aan de slag?
Voorbeeld van goed uitgevoerde offboarding
Salesforce
Salesforce heeft een uitgebreid offboarding proces dat begint met het plannen van een soepele overgang voor vertrekkende medewerkers. Dit omvat documentatie van lopende projecten en kennisoverdracht aan collega’s.
Voordelen:
- Netwerk en samenwerking
- Merkliefde en aanbevelingen
- Lagere verloopkosten
Gevolgen van slecht uitgevoerde offboarding
Aan de andere kant kan een slecht uitgevoerd offboarding proces leiden tot negatieve gevolgen zoals reputatieschade, verlies van kennis en negatieve relaties.
Data breaches en beveiligingsrisico’s
Volgens een onderzoek van IBM kost een datalek gemiddeld $3.92 miljoen, en slechte offboarding-praktijken dragen aanzienlijk bij aan het risico van datalekken. Ongeveer 60% van de datalekken wordt veroorzaakt door interne dreigingen, waaronder voormalige medewerkers die nog steeds toegang hebben tot bedrijfsgegevens.
Reputatieschade en financiële gevolgen
Bedrijven met slechte offboarding-praktijken kunnen aanzienlijke reputatieschade lijden. Een onderzoek van Weber Shandwick toont aan dat 87% van de leidinggevenden gelooft dat reputatierisico een van de grootste bedreigingen is voor hun bedrijf.
Verlies van bedrijfskennis en productiviteitsverlies
Uit een studie van Corporate Leadership Council blijkt dat het verlies van kritieke kennis bij het vertrek van medewerkers kan leiden tot een productiviteitsdaling van 10-20%.
Juridische en compliance problemen
Slechte offboarding kan leiden tot juridische geschillen. Volgens een rapport van Littler Mendelson kan de gemiddelde kosten van een arbeidsrechtelijke rechtszaak oplopen tot € 125.000.
Minder betrokken medewerkers
Bedrijven met slechte offboarding processen hebben vaak lagere eNPS-scores (Employee Net Promoter Score), wat aangeeft dat werknemers minder geneigd zijn hun werkgever aan te bevelen. Volgens een onderzoek van Qualtrics kan een slechte eNPS-score leiden tot een daling van 20% in de tevredenheid en betrokkenheid van huidige medewerkers.
Voorbeeld: Uber
Uber heeft te maken gehad met verschillende gevallen van slechte offboarding-praktijken, vooral tijdens perioden van massale ontslagen. Het bedrijf faalde vaak in het bieden van voldoende ondersteuning en communicatie naar de vertrekkende medewerkers, wat leidde tot wrok en negatieve publiciteit.
Gevolgen:
- Negatieve publiciteit
De manier waarop Uber met het ontslag van werknemers omging, leidde tot negatieve mediaberichten en publiciteit. Dit heeft het imago van Uber als werkgever geschaad en de perceptie van het bedrijf in de ogen van het publiek verslechterd. - Reputatieschade onder werknemers
De slechte offboarding ervaringen hebben geleid tot een daling van het moreel en vertrouwen onder de resterende werknemers. Dit heeft bijgedragen aan een hoger verloopcijfer en problemen bij het aantrekken van nieuw talent. - Juridische geschillen
Uber kreeg te maken met meerdere rechtszaken van voormalige werknemers die ontevreden waren over de manier waarop hun vertrek was afgehandeld. Dit leidde tot aanzienlijke juridische kosten en extra negatieve publiciteit.
Offboarding strategieën
Een goed ontworpen offboarding proces moet diverse elementen bevatten om effectief te zijn. Hier zijn enkele strategieën die je kunt implementeren:
Documentatie en kennisoverdracht
Deze is heel praktisch, maar het verzamelen en documenteren van kritieke kennis die de vertrekkende medewerker bezit, is erg belangrijk. Dit zorgt ervoor dat belangrijke informatie behouden blijft binnen de organisatie, waardoor de continuïteit gewaarborgd blijft.
Praktisch voorbeeld:
Stel een kennisoverdracht-sessie in waarin de vertrekkende medewerker hun projecten en verantwoordelijkheden documenteert en overdraagt aan een collega.
Exit interviews
Exit interviews bieden waardevolle inzichten in de redenen van vertrek en mogelijke verbeterpunten binnen de organisatie. Dit kan helpen bij het verbeteren van interne processen en het verhogen van de algemene efficiëntie.
Praktisch voorbeeld:
Stel een reeks standaardvragen op en voer het exitgesprek enkele dagen voor het vertrek van de medewerker.
Communicatie
Duidelijke en transparante communicatie met alle betrokken partijen om misverstanden en negatieve gevoelens te voorkomen. Dit omvat zowel interne als externe communicatie.
Praktisch voorbeeld:
Informeer het team tijdig over het vertrek van de medewerker en de stappen die genomen worden voor een soepele overgang.
Feedback mechanismen
Het implementeren van mechanismen om feedback te verzamelen en te analyseren kan helpen bij het verbeteren van toekomstige processen. Dit kan via enquêtes of follow-up gesprekken.
Praktisch voorbeeld:
Vraag vertrekkende medewerkers om een feedbackformulier in te vullen over hun ervaring met het offboarding proces.
Alumni-netwerken en programma’s
Het opzetten van alumninetwerken en -programma’s helpt om contact te houden met voormalige medewerkers. Dit kan hen aanmoedigen om als ambassadeurs voor het bedrijf te fungeren en mogelijk terug te keren in de toekomst.
Praktisch voorbeeld:
Creëer een LinkedIn-groep voor oud-medewerkers waar ze op de hoogte kunnen blijven van bedrijfsnieuws en evenementen.
Mentorschap en ondersteuning
Voormalige medewerkers kunnen worden aangemoedigd om mentoren te worden voor nieuwe medewerkers of betrokken te blijven bij bedrijfsprojecten. Dit behoudt hun kennis en ervaring binnen de organisatie.
Praktisch voorbeeld:
Nodig voormalige medewerkers uit voor workshops of trainingssessies waar ze hun expertise kunnen delen.
Tot slot
Het belang van een goed offboarding proces kan wat ons betreft niet genoeg benadrukt worden. Het draagt bij aan de algehele gezondheid van je organisatie door kennis te behouden, kosten te besparen en de tevredenheid van zowel medewerkers als klanten te verhogen. Door de juiste strategieën te implementeren, kun je ervoor zorgen dat de employee journey positief eindigt, wat leidt tot langdurige zakelijke relaties en een sterkere merkreputatie.
Wil je meer weten over hoe je een effectief offboarding proces kunt opzetten? Neem dan contact op met een van onze experts en ontdek hoe wij je kunnen helpen bij het optimaliseren van jouw offboarding-strategie.
Quickscan Employer Branding
Employer branding is een enorm complex onderwerp. Doe je het goed, dan pluk je er als organisatie de vruchten van in de vorm van goed personeel, wat uiteindelijk weer goed werk levert voor jouw klanten. Maar het is enorm moeilijk te kwantificeren want het is geen eenzijdige actie vanuit marketing of HR, maar een samenwerking tussen beide vakgebieden.
Wij hebben een quick scan voor employer branding ontwikkeld die focust op 4 kwadranten:
HR beleving
Marketing beleving
HR tooling
Marketing tooling
Het kost slechts 5 minuten om in te vullen en je ontvangt een rapport met de gaps en aandachtspunten!
