Versie 11 oktober 2026
EMB Marketing gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. De verklaring geldt voor bezoekers van embmarketing.nl, mensen die contact met ons opnemen of onze nieuwsbrief ontvangen, klanten, leveranciers en sollicitanten, en voor gebruikers van ons marketingplatform Robora.
1. Wie wij zijn
EMB marketing B.V.
Korenbloemstraat 24, 3551 GN Utrecht
KvK 99180014
E-mail: info@embmarketing.nl · Telefoon: +31 (0)6 5888 5983
Voor gegevens die via onze website, e-mail, offertes en facturen bij ons terechtkomen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die klanten in Robora koppelen zijn wij verwerker: de klant bepaalt wat er met die gegevens gebeurt, wij verwerken ze in opdracht van de klant (zie hoofdstuk 7).
2. Bezoek aan embmarketing.nl
Hosting. De website draait op servers in Nederland. De hostingpartij bewaart kort technische logbestanden (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina) om de site te beveiligen en storingen op te lossen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
Statistieken (Google Analytics 4). Wij meten hoe de website wordt gebruikt: bezochte pagina’s, herkomst van bezoekers, apparaat en globale locatie op basis van een ingekort IP-adres. Cookies van Google Analytics plaatsen wij alleen als je daarvoor toestemming geeft in de cookiemelding. Geef je geen toestemming, dan ontvangt Google alleen een anonieme melding van het paginabezoek, zonder cookies en zonder kenmerk waarmee je bij een volgend bezoek te herkennen bent. Google Signals (koppeling met Google-accounts voor advertentiedoeleinden) staat uit en de statistieken zijn niet gekoppeld aan ons Google Ads-account. Gebeurtenisgegevens bewaart Google Analytics twee maanden, gebruikersgegevens veertien maanden. Grondslag: toestemming voor de cookies, gerechtvaardigd belang voor de anonieme telling.
Advertentiemeting (Google Ads). Op de website staat een Google Ads-conversietag. Die meet of een bezoeker via een advertentie van ons binnenkomt en daarna bijvoorbeeld het contactformulier invult. De cookie die daarvoor nodig is, plaatsen wij alleen als je daarvoor toestemming geeft in de cookiemelding. Grondslag: toestemming.
Spamcontrole (Cloudflare Turnstile). Onze formulieren gebruiken Turnstile om te controleren of een inzending van een mens komt. Cloudflare verwerkt daarvoor je IP-adres en technische browserkenmerken. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het weren van spam.
Video’s en lettertypen. Sommige pagina’s bevatten YouTube-video’s. Die laden wij via de privacymodus van YouTube (youtube-nocookie.com), waarbij YouTube geen cookies plaatst om je te volgen. De lettertypen van de site worden geladen via Google Fonts, waarbij je IP-adres bij Google terechtkomt.
3. Contact opnemen
Als je het contactformulier invult, ons mailt of belt, verwerken wij je naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht om je vraag te beantwoorden en een eventuele offerte te maken. Inzendingen van het formulier worden opgeslagen in het beheersysteem van de website en in onze e-mail (Microsoft 365). Grondslag: het nemen van stappen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden. Bewaartermijn: twee jaar na het laatste contact. Wordt je klant, dan gelden de termijnen uit hoofdstuk 5.
4. Nieuwsbrief
Voor de nieuwsbrief verwerken wij je voornaam, achternaam en e-mailadres, plus of en wanneer je een nieuwsbrief opent en welke links je aanklikt. Wij gebruiken daarvoor Mailchimp. Grondslag: toestemming, die je geeft bij inschrijving. Je kunt je op elk moment afmelden via de link onderaan elke nieuwsbrief of door ons te mailen. Na afmelding verwijderen wij je gegevens uit de verzendlijst; alleen je afmelding zelf bewaren we, zodat je geen nieuwsbrieven meer ontvangt.
5. Klanten, prospects en leveranciers
Van klanten, prospects en leveranciers verwerken wij de contactgegevens van contactpersonen (naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer), offertes, overeenkomsten, correspondentie en facturen. Wij gebruiken daarvoor Microsoft 365 (e-mail en documenten), monday.com (projectbeheer) en SnelStart (boekhouding). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) en gerechtvaardigd belang bij relatiebeheer. Bewaartermijn: de administratie bewaren wij zeven jaar na afloop van het boekjaar, zoals de Belastingdienst vereist. Overige gegevens bewaren wij tot twee jaar na het einde van de relatie.
6. Sollicitaties
Solliciteer je bij ons, dan verwerken wij je naam, contactgegevens, cv, motivatie en de correspondentie daarover, om te beoordelen of we samen verder willen. Grondslag: het nemen van stappen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst. Wij verwijderen je gegevens uiterlijk vier weken na afloop van de procedure, of na een jaar als je ons toestemming geeft je gegevens langer te bewaren.
7. Robora, ons marketingplatform
Robora (robora.nl) is het marketingplatform van EMB Marketing. Elke klant heeft een eigen, afgeschermde omgeving en koppelt daaraan zijn eigen bronnen. Robora gebruikt die gegevens uitsluitend om de klant inzicht en advies te geven over de eigen marketing en om content voor te bereiden die de klant zelf beoordeelt en publiceert. Met elke klant sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin deze afspraken vastliggen.
Gebruikersaccounts
Van medewerkers van klanten die in Robora inloggen bewaren wij naam, e-mailadres, een versleuteld (gehasht) wachtwoord en de rol in het platform. Deze gegevens bewaren wij zolang het account bestaat. Robora gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven; er worden geen statistiek- of advertentiecookies geplaatst.
Gekoppelde bronnen
- Website: artikelen, pagina’s en technische gegevens van de website van de klant, om content en vindbaarheid te beoordelen.
- Google Analytics en Search Console: geaggregeerde bezoek- en zoekstatistieken. Deze bevatten geen gegevens over individuele bezoekers.
- Google Ads: alleen-lezen campagne-, zoekterm-, landingspagina-, conversie- en zoekwoordgegevens van accounts die de klant koppelt, voor inzicht en advies over de eigen marketing. Robora haalt geen persoonsgegevens van individuele gebruikers op en wijzigt geen campagnes, budgetten of biedingen. Zoekwoordplanning met Keyword Planner voor zoekvolume en zoekwoordideeën is een geplande uitbreiding.
- Mailchimp: campagne- en lijststatistieken (aantallen verzonden, geopend, geklikt, groei van de lijst). Robora haalt geen individuele abonnees op.
- CRM-export: verkoopkansen op organisatieniveau (naam van de deal, organisatie, fase, waarde), die de klant zelf uploadt.
- LinkedIn: zie hieronder.
Google-koppelingen
Je koppelt Google Analytics, Search Console en Google Ads via de officiële Google-inlog (OAuth). Je geeft zelf toestemming voor de gevraagde rechten; Robora vraagt alleen de rechten die nodig zijn voor de gekozen koppeling en gebruikt alleen de rechten waarvoor je toestemming hebt gegeven. De gegevens worden alleen gebruikt voor inzicht en advies over de eigen marketing en het voorbereiden van content die de klant zelf beoordeelt. Robora verkoopt of deelt Google-gegevens niet met derden. Je kunt de toegang op elk moment intrekken via de toestemmingsinstellingen van je Google-account. Google-gegevens bewaren wij zolang de koppeling actief is. Verbreekt de klant de koppeling, trekt de gebruiker de toestemming in of eindigt de overeenkomst, dan verwijderen wij de Google-gegevens binnen 30 dagen.
Robora’s use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Robora bereidt een koppeling met LinkedIn voor. De aanvragen voor Community Management en Advertising API zijn ingediend; goedkeuring is nog niet verkregen. De technische basis voor het koppelen van bedrijfspagina’s en het lezen van samengevoegde poststatistieken is aanwezig. Beschikbaarheid hangt af van de API-toegang die LinkedIn verleent en van de verdere implementatie. Publiceren naar LinkedIn, persoonlijke profiel- en poststatistieken en LinkedIn Ads-rapportage zijn geplande uitbreidingen en worden niet aangeboden voordat de benodigde toegang en controles zijn afgerond. Handmatige statistiekexports blijven een alternatief.
De gebruiker verleent toestemming via de officiële LinkedIn-inlog (OAuth). Voor bedrijfspagina’s controleert Robora de beheerdersrechten en wordt de pagina expliciet gekozen. Een persoonlijk profiel kan uitsluitend door de betreffende profielhouder worden gekoppeld. Bij de geplande Ads-koppeling worden de rechten voor het uitlezen van het gekozen advertentieaccount gecontroleerd.
De beoogde verwerking omvat statistieken van de gekoppelde bedrijfspagina, statistieken van eigen persoonlijke posts en het eigen profiel, en campagneprestaties van gekoppelde advertentieaccounts, zoals impressies, klikken, kosten en beschikbare conversietotalen. Welke gegevens beschikbaar zijn hangt af van de verleende API-rechten. Ads-toegang is voor rapportage; Robora wijzigt daarmee geen campagnes, budgetten of biedingen en haalt geen individuele leadformulierantwoorden op.
Bij de geplande publicatiefunctie kan de gebruiker eerst een concept bekijken en bewerken. Publicatie volgt alleen na expliciete goedkeuring voor het gekozen profiel of de gekozen pagina. Robora verstuurt geen connectieverzoeken of privéberichten.
Wij gebruiken LinkedIn-gegevens voor de dienstverlening aan de betreffende klant en verkopen ze niet. Andere ledengegevens worden niet gebruikt om advertenties te richten of om nieuwe content met AI te genereren. Toegangstokens worden versleuteld opgeslagen en aan de eigen klantomgeving gebonden.
Voor via de API verkregen gegevens gelden de bewaarregels van LinkedIn. Andere ledenprofielen mogen alleen maximaal 24 uur worden gecachet; sociale activiteit van leden maximaal 48 uur. Pagina- en advertentierapportage zonder individuele ledengegevens mag maximaal één jaar worden bewaard. Voor organisatieprofielen en organisatiecontent gelden afzonderlijke, kortere termijnen. Identificatoren kunnen onder andere regels vallen. Bij overlap geldt de kortste toepasselijke termijn. Deze API-regels gelden niet automatisch voor gegevens die de klant onafhankelijk zelf aanlevert.
De gebruiker kan toegang intrekken via LinkedIn of de koppeling laten verbreken. Vanaf intrekking of ontkoppeling stopt het ophalen. Volgens de LinkedIn Marketing API-voorwaarden moeten betrokken opgeslagen gegevens op verzoek van de klant of accountbeheerder uiterlijk binnen 10 dagen definitief worden verwijderd. Die termijn geldt ook na beëindiging van de dienstverlening zodra de gegevens niet meer nodig zijn voor de bedrijfsbehoefte of bewaarplicht van de klant. Deze specifieke LinkedIn-termijnen gaan voor de algemene 30-dagentermijn voor een Robora-klantomgeving. Kortere termijnen of een opdracht van LinkedIn gaan voor. Verzoeken kunnen naar info@embmarketing.nl.
Verwerking met AI
Robora gebruikt taalmodellen van Anthropic (Claude) om gegevens te analyseren en teksten voor te stellen. Daarvoor sturen wij alleen de gegevens die voor een analyse nodig zijn, zoals berichten, statistieken en teksten, naar de API van Anthropic. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen en verwijdert ze standaard binnen 30 dagen. Wij sturen nooit wachtwoorden, toegangstokens of betaalgegevens naar AI-diensten. Met Anthropic hebben wij een verwerkersovereenkomst met EU-standaardcontractbepalingen.
Voor gegevens die via LinkedIn-API’s worden verkregen gelden aanvullende beperkingen. Wij gebruiken zulke gegevens niet om AI-modellen te trainen. Voor het maken of bewerken van content met AI gebruiken we alleen eigen content van gekoppelde gebruikers of pagina’s waarvoor de benodigde toestemming en een toegestane LinkedIn-use case bestaan. Content en profielgegevens van andere LinkedIn-leden worden daarvoor niet gebruikt. Eventuele andere verwerking wordt vooraf getoetst aan LinkedIn’s AI-beleid en de afspraken met de AI-verwerker. AI-output blijft herkenbaar als voorstel, is bewerkbaar en wordt door een mens beoordeeld. Wachtwoorden en toegangstokens worden nooit naar AI-diensten gestuurd.
Opslag, beveiliging en bewaartermijn
Robora en de bijbehorende database draaien bij hostingpartij Railway, op servers in Amsterdam. Gegevens worden versleuteld verzonden (TLS). Toegangstokens van gekoppelde diensten worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) en zijn aan één klantomgeving gebonden. Elke klant ziet alleen de eigen gegevens; alleen medewerkers van EMB Marketing met een beheerdersrol hebben toegang tot meerdere omgevingen, en uitsluitend voor ondersteuning en beheer. Eindigt de overeenkomst, dan verwijderen wij de volledige klantomgeving binnen 30 dagen, tenzij de klant eerder om verwijdering vraagt.
8. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen nooit gegevens. Wij delen ze alleen met partijen die nodig zijn om onze diensten te leveren, en met de overheid als de wet ons daartoe verplicht. Met alle onderstaande partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst of gelden hun standaardvoorwaarden voor gegevensbescherming. Een aantal partijen verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER), vooral in de Verenigde Staten. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (DPF) of de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC).
| Partij | Waarvoor | Land | Waarborg |
|---|---|---|---|
| e-Quest IT-diensten | Hosting embmarketing.nl | Nederland | Binnen de EER |
| Google (Analytics, Ads, YouTube, Fonts) | Statistieken, advertentiemeting, video, lettertypen | VS | DPF |
| Cloudflare | Spamcontrole formulieren, DNS robora.nl | VS | DPF |
| Intuit (Mailchimp) | Nieuwsbrief; e-mailstatistieken in Robora | VS | DPF |
| Microsoft 365 | E-mail en documenten | EU / VS | Opslag in EU-datacentra; DPF |
| monday.com | Projectbeheer | VS / Israël | SCC; Israël heeft een adequaatheidsbesluit |
| SnelStart | Boekhouding | Nederland | Binnen de EER |
| Railway | Hosting Robora en database | Nederland (Amsterdam) | Opslag binnen de EER; SCC via verwerkersovereenkomst, omdat Railway een Amerikaans bedrijf is |
| Anthropic | AI-analyse en tekstvoorstellen in Robora | VS | SCC via verwerkersovereenkomst |
| Gekoppelde bronnen in Robora, in opdracht van de klant | Ierland / VS | Eigen voorwaarden LinkedIn; DPF |
9. Cookies op embmarketing.nl
| Cookie | Van | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| _ga, _ga_MT0JEY4Z2C | Google Analytics | Bezoekers en sessies onderscheiden voor statistieken. Alleen na toestemming. | 2 jaar |
| _gcl_au | Google Ads | Conversiemeting van advertenties. Alleen na toestemming. | 3 maanden |
| cf_clearance, __cf_bm | Cloudflare Turnstile | Spamcontrole bij formulieren | Tot 1 jaar / 30 minuten |
| emb_cc, wp_consent_* | Deze website | Onthoudt je cookiekeuze | 180 dagen |
Bij je eerste bezoek vragen wij via de cookiemelding welke cookies je toestaat. Weigeren is net zo eenvoudig als accepteren, en zonder keuze plaatsen wij alleen functionele cookies. Je kunt je keuze op elk moment aanpassen via cookie-instellingen wijzigen of via het cookie-icoon linksonder op elke pagina. Daarnaast kun je cookies verwijderen of blokkeren in de instellingen van je browser.
10. Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen: versleutelde verbindingen (TLS), tweestapsverificatie op onze accounts, toegang alleen voor wie het nodig heeft, actuele software en back-ups. Ontdekken wij een datalek dat risico oplevert voor betrokkenen, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen.
11. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en om je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken; dat verandert niets aan wat daarvoor al rechtmatig is verwerkt. Stuur je verzoek naar info@embmarketing.nl. Wij reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit aan te tonen. Gaat het om gegevens die een klant in Robora heeft gekoppeld, dan verwijzen wij je door naar die klant, omdat die bepaalt wat er met de gegevens gebeurt.
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. De AI-analyses in Robora zijn voorstellen aan de klant; een mens beoordeelt en beslist.
13. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als onze diensten, onze leveranciers of de wetgeving veranderen. De datum bovenaan geeft de actuele versie aan. Bij ingrijpende wijzigingen die klanten van Robora raken, informeren wij hen vooraf per e-mail.